会计档案管理办法

 

第一章总则

第一条为加强学校会计档案管理，确保会计档案的齐全、安全，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁发的《会计档案管理办法》及其他相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分，反映学校财务管理、会计活动的全过程。会计档案管理工作应做到科学化、标准化和规范化。

第三条学校会计档案归口学校档案馆和财务处共同管理。学校档案馆负责对档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案馆会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案馆前）、查阅、销毁等工作。

第四条财务处内部设立会计档案管理岗位，指定专人负责会计档案的日常管理。出纳人员不得兼管会计档案。

第二章会计档案的内容

第五条学校的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四类。

第六条会计凭证包括原始凭证、记账凭证。

（一）原始凭证是制作记账凭证和账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。

（二）记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况，设置统一、通用的记账凭证。

第七条会计账簿由一定格式的账页组成。会计账簿包括总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿。

第八条财务会计报告是指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

第九条其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案销毁鉴定意见书、其他具有保存价值的会计资料。

第十条采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第十一条以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理。

（一）学校年度财务预算；

（二）学校财务预算执行及考核情况；

（三）学校对外投资的文件及相关投资证明；

（四）学校年度收入分配的相关文件及资料；

（五）学校基本建设和维修工程的施工合同；

（六）各类审计决定、报告及意见；

（七）国家及学校各项财务规章制度。

第三章日常管理

第十二条每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年；期满以后，由财务部门编制移交清册，移交至学校档案馆统一保管。

第十三条切实加强会计档案的管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁等管理制度，建立健全会计档案管理岗位责任制。

第十四条会计档案的保管应具备安全可靠的环境和条件，保证会计档案妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。

第十五条学校财务人员因工作需要借阅会计档案时，保管人员应及时提供，并做好借阅登记。学校其他人员借阅会计档案，会计档案在财务处保管的，需经财务处负责人批准方可借阅；会计档案在学校档案馆保管的，需经档案馆和财务处负责人批准方能借阅。

会计档案的查阅应当设立查阅簿，记载查阅的时间、事由、查阅的内容及查阅人。

第十六条会计档案不得借出，如有特殊需要，可以在财务部门或档案馆查阅或复制，并办理登记手续。严禁在会计档案上涂画、拆封和抽取。

第十七条由于会计人员岗位变动或会计机构改变等原因，会计档案需要移交时，须办理会计档案交接手续，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

会计档案移交清册，须列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

第十八条会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年五类。

会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第十九条学校以下会计档案应永久保存：

（一）学校年度财务报告（年度决算及文字分析）；

（二）学校对外投资的凭证；

（三）会计档案保管清册；

（四）会计档案销毁清册。

第二十条会计档案保管期满时，须由学校档案馆会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，学校档案馆和财务处负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁时应由纪委办公室（监察处）派员共同参加，并在销毁清册上签名或盖章。

第二十一条监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，要在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。

第二十二条保管期满但未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，且应单独立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十三条单位分立后原单位继续存在的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；分立后原单位解散的，其会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案由原单位保管。

第四章附则

第二十四条本办法自公布之日起实施。

第二十五条本办法由财务处负责解释。

 

 

 

 

 

附表：

序号	档案名称	保管期限（年）	备注
一	会计凭证类
1	原始凭证	15
2	记账凭证	15
3	汇总凭证	15
二	会计账簿类
4	总账	15	包括日记总账
5	明细账	15
6	日记账	15	现金和银行存款日记账保管25年
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
8	辅助账簿	15
三	财务会计报告类		包括各级主管部门汇总财务会计报告
9	月度、季度财务报告	3	包括文字分析
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四	其他会计资料类
11	会计移交清册	15
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	5
15	银行对账单	5
16	工资清册	永久
17	个人住房公积金存根	永久

会计档案保管期限表